Hur vi skapar ordning i dokument- och ärendehantering

Ett välorganiserat system för dokument- och ärendehantering, som både är praktiskt för de som jobbar med det och som tillgodoser kundernas behov - Hur går man tillväga för att uppnå det? Det ska vi titta närmare på i det här inlägget.

Saker att tänka på när du köper in ett ärendehanteringssystem

Vid ett inköp av ett ärendehanteringssystem brukar många instanser ha åsikter kring vad som bör ingå i systemet. Här bör ni dock främst se till användarnas behov; vad behöver egentligen medarbetarna som jobbar med ärendehanteringssystemen? Vad bör ingå i systemet för att underlätta deras jobbprocess? Utgå främst från den informationen när ni sedan ska välja leverantör.

Se även till att alla inom verksamheten är väl informerade om när och hur systemet kommer att börja användas. Detta för att underlätta vid övergången och skapa en hållbar och strukturerad arbetssituation för alla involverade.

Strukturera er dokumentation

Skulle ert val av ärendehanteringssystem falla på Nilex så kan ni, bland annat, enkelt organisera era ärenden och dokumentationer så här:

● Koppla er nuvarande e-postlåda till vårt system och få en tydlig överblick. Systemet kan skicka e-postaviseringar, både till kunder och till handläggare.

● Samla alla konversationer: Dessa omvandlas till ärenden på en personlig dashboard, där du enkelt kan se från vilken kanal som ärendet kom ifrån.

● Skapa dina egna lista-vyer, få meddelanden när något händer, se alla dina uppdrag och arbets-objekt på flera förfrågningar samtidigt.

Holmgrens bil - Ett av våra lyckade kundcase!

“Holmgrens Bil har gått från att hantera ärenden i e-postlådor till att använda Nilex ärendehantering. Idag har de digitaliserat sina processer och fokus för framtiden är att låta fler avdelningar inom organisationen använda Nilex samt ge användarna möjligheten att skapa ärenden via formulär i self-service portalen”.

Implementation och utbildning av Nilex

Vi stöttar er vid implementation av ert valda system. Detta kan ske både remote och på plats, det anpassar vi efter era önskemål. Vi erbjuder även övergripande utbildningar och workshops till de som kommer att jobba med systemet. För att få veta mer om dessa tjänster, läs mer här.